Condomínios novos – Dicas e orientações

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Se a construtora acabou de entregar as chaves, prepare-se: há muito o que fazer para transformar o prédio ou conjunto de casas em um condomínio. Mas para deixar tudo funcionando como se deve, o primeiro passo é uma assembleia geral de instalação do condomínio. Nela, serão eleitos o síndico e o corpo diretivo para o período que for estabelecido.

Como serão muitas as responsabilidades – e as novidades-, e as pessoas não se conhecem direito ainda, pode-se pensar em uma primeira gestão mais curta, apenas para os seis primeiros meses.

Para compor o corpo diretivo vale não apenas as pessoas que se interessarem, mas também se tiverem conhecimentos de contabilidade, direito, finanças, administração, já que essas áreas são bastante usadas no cotidiano do condomínio.

Começando bem

Eleito síndico, o primeiro passo é tirar o CNPJ do condomínio. Esse documento é necessário para as próximas etapas. Para obter o CNJP é preciso de:

Ficha a ser baixada e preenchida no site da Receita Federal
Convenção do condomínio registrada em cartório
Ata da assembleia que elegeu o síndico
Ficha de Inscrição Cadastral (FIC – é possível comprá-la em papelarias)
Cópia do CPF do síndico

A emissão do documento demora, em média, de 15 a 20 dias.

Com o CNPJ do condomínio em mãos, é importante que o novo síndico busque uma apólice de seguros para o local. O responsável tem até 120 dias para fechar esse serviço, mas é importante que o faça o mais rápido possível. Assim, os condôminos ficam protegidos, pelo menos, de incêndios, raios e explosões.

Outro item relevante é a contratação de manutenção preventiva desde cedo. Dessa maneira evita-se o desgaste desnecessário de equipamentos novos, prolongando assim sua vida útil.

Também é importante pedir à prefeitura o desmembramento da cobrança do IPTU das unidades e à empresa concessionária de água que individualize a medição.

O que a construtora oferece

Em geral, as construtoras já antes de construírem o condomínio, devem registrar uma minuta da convenção do local e do seu regimento interno. Ou seja: mesmo antes de ser ocupado pelos moradores, o lugar já tem suas regras para convivência.

Claro que os condôminos podem – e em muitos casos devem – alterar esses documentos para que o local de sua moradia reflita suas vontades, como deve ser. Uma convenção e um regimento interno que não estejam alinhados com as características do condomínio e vontades dos moradores pode gerar grandes dores de cabeça no futuro.

Outro “bônus” oferecido pela construtora é a indicação de uma administradora, que irá ajudar o síndico a “tocar o barco” do dia a dia. Mesmo assim, é importante solicitar alguns documentos para a empresa, como:

Capital social, quadro societário e objeto social da empresa
Peça certidões criminais e cíveis dos sócios da empresa, além de certidões negativas no INSS e de FGTS. Também é possível pedir dados bancários e comerciais da administradora
Contato de clientes onde a administradora tenha tido experiência de implantar o condomínio
Veja mais sobre como escolher a administradora aqui

Documentos importantes para o síndico

Ao tomar posse do novo condomínio, é importante atentar para os seguintes documentos:

Habite-se (Documento expedido pela prefeitura que garante que a edificação está apta para moradia);
Alvará de aprovação e execução da construtora;
Alvará para instalação de elevadores;
Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;
Projetos executivos de instalação: elétrica, de para-raio, paisagismo (se houver);
Mapeamento da rede de telefonia, dados, ventilação mecânica e ar condicionado (em caso de condomínio comercial);
Manual do proprietário;
Certificado de garantia de equipamentos (como elevadores, interfones, circuitos de tevê, portões), suas notas ficais e seus manuais técnicos. Vale lembrar da importância de se manter bem guardados esses documentos para gestões futuras;
Memorial do condomínio

Checagem

Tão importante quanto receber as chaves da unidade é saber se as áreas comuns do condomínio estão de acordo com o que foi prometido em contrato. Por isso é importante que o síndico, de posse do memorial do local, cheque com um perito, se a construtora cumpriu seu papel:

Pintando corretamente todas as paredes;
Oferecendo condição de estacionamento em todas as vagas de garagem;
Equipou áreas comuns (caso esteja em contrato), como playground, área gourmet, sala de tevê;
A parte elétrica e hidráulica da edificação está ok;

Caso haja reclamações sobre esses itens, é importante contatar a construtora logo, para que a empresa possa se posicionar e fazer as devidas alterações.

Com a ajuda da administradora

Contando com essa empresa, o síndico deve expor na próxima assembleia:

Custos referentes ao enxoval do condomínio (capachos, carrinhos, tapetes, máquinas para lavar as áreas comuns, escadas, ferramentas, etc);
Custos referentes aos funcionários (próprios ou terceirizados), produtos de limpeza e de peças de reposição de iluminação;
Elaboração do cronograma de limpeza do condomínio;
Previsão orçamentária para os próximos meses;
Previsão para Fundo de Reserva;
Possíveis alterações na convenção ou regimento interno do condomínio;
Locais específicos para as vagas de garagem (caso essas sejam indeterminadas);
Definir o padrão de fechamento das janelas, seja por tela ou vidro

Com esses itens votados e aprovados em assembleia, a vida em condomínio começa a tomar forma.

Cadastro dos moradores

É importante que o síndico tenha um cadastro dos donos das unidades. Dados como nome completo, telefones para contato e saber para que outra pessoa ligar em caso de emergência é de extrema relevância.

Também se deve ter os dados da escritura da unidade – ajuda no momento de resolver pendências legais, como por exemplo na hora de protestar um condômino inadimplente – e o número do IPTU. No estado de São Paulo, com a nota fiscal paulista, o condomínio pode repassar aos moradores benefícios referentes as suas compras.

Reformas

Nessa etapa de implementação do condomínio é comum que haja obras em muitas unidades.Caso haja espaço disponível na garagem, pode-se oferecer uma vaga a esses prestadores de serviço, para colaborar no embarque e desembarque de materiais utilizados na obra.

Importante lembrar que já nessa época os moradores devem respeitar horários e dias designados para reformas. Os moradores são sempre responsáveis pela eventual sujeira ou dano que sua obra pode causar no condomínio.

Evitando problemas no futuro

Para evitar possíveis problemas no futuro, o novo síndico deve principalmente se precaver com a manutenção preventiva e com possíveis problemas na edificação. Também deve dar atenção especial à clareza de sua gestão e estar atento aos desejos da maioria dos condôminos.